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  • 文件名称:管理评审工作的几点建议
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  • 发布时间: 2021-09-07
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使用说明:

一、管理评审程序的制定


根据程序文件的编制要求,结合机构的实际情况,制定有可操作性、详细的管理评审程序文件,其结构和内容一般有:


1.页眉

包含机构名称、程序名称、文件编号、版号及页数等。


2.程序文件名称

程序文件名称一般可参照JJF1069-2012制定,如《管理评审程序》、《管理评审工作程序》等。


3.目的

阐明管理评审程序所控制的活动和控制的目的。


4.适用范围

阐明管理评审程序所涉及的部门、人员或活动对象、要素。


5.职责

应明确规定负责实施管理评审程序的部门、人员(也包括管理评审程序提及的相关部门、人员)及其责任要求和权限。


6.工作程序

依据逻辑顺序、工作活动次序,描述开展管理评审活动的各个细节和工作程序,如:实施的对象、实施的要求、实施的人员、实施的时间、实施的地点、实施的方法、实施的控制、实施的记录、控制的记录、工作过程相关的细节、相关体系文件的引入、所使用的记录、表格等。


二、管理评审计划的制定


依据管理评审程序,一般由机构最高管理者或质量负责人制定管理评审计划,包含管理评审的输入、评审、输出等各个环节,评审计划一般包括以下内容:


1.评审目的

为确保管理体系符合规范的要求并持续改进;管理体系运行的各项活动符合《质量手册》和《程序文件》以及《作业指导书》;确保质量方针、质量目标的顺利实现;确保评价管理体系的有效性、充分性和适用性。


2.评审范围

与管理体系有关的各项活动,重点是管理体系文件与规范的适用性,以及与管理体系有关的活动,管理体系的运行情况,包括预防措施、纠正措施等。


3.参加人员、评审时间、地点等


4.评审依据

进行管理评审工作依据的文件,即法律、法规、规章制度、管理体系文件等,如:JJF1069《法定计量检定机构考核规范》、JJF1033《计量标准考核规范》、《质量手册》、《程序文件》以及《作业指导书》等。


5.评审输入

要求参会人员按下列要求准备管理评审的输入材料,并以书面材料的形式于××日之前提交。为便于编制管理评审报告,同时也要求提交电子版。


(1)管理层提供政策和程序的适宜性,结合实际工作情况,重点考虑现有管理体系文件与规范的适应性。


(2)综合办公室或质量技术室提供质量目标等总体目标实施结果的材料。


(3)管理和监督人员需提供的报告,管理层的报告(资源配置以及体系的运行情况),质量监督员的报告(全年工作总结:包括抽查证书份数、涉及项目、人员等;存在问题;体系及其运行方面、资源配置方面等的建议)。


(4)质量负责人提供近期内审报告以及整改实施情况。


(5)质量负责人提供近期实施的纠正措施和预防措施及其跟踪情况。


(6)技术负责人或质量负责人提供由外部机构进行的评审考核情况。


(7)技术负责人提供当年的计量比对或能力验证的结果。


(8)各部门提供工作量和工作类型的变化,如:根据《中共中央 国务院关于分类推进事业单位改革的指导意见》(2011年3月23日)以及北京市机构编制办的批复,北京市朝阳区计量检测所属于公益一类事业单位,不得从事经营活动。根据财政部、国家发改委文件《财政部 国家发展改革委关于清理规范一批行政事业性收费有关政策的通知》(财税[2017]20号),自2017年4月1日起停征计量收费。


因此,北京市朝阳区计量检测所的工作量和工作类型有了重大变化:对外只能承担强制检定的工作任务,并且对强制检定工作实行停征计量收费。


(9)质量技术室或综合办公室提供顾客的反馈和投诉情况。


(10)参会人员提供管理体系文件的修改建议,如:检定员操作证的管理规定有新要求,建议对CYJL-ZY-014《计量检定员取证及复核规范》、作业指导书进行更名及修订等。


(11)其他相关因素,如质量控制活动(质量负责人提供)、资源以及员工培训(技术负责人提供)等。


(12)管理层提供上一次管理评审会议的输出执行情况等。


三、管理评审会议


按照管理评审的计划,最高管理者主持管理评审会议,对与会者提供的材料进行评审,重点评审管理体系的适用性、充分性和有效性,对与管理体系有关的活动进行评审,如管理体系的运行情况,包括预防措施、纠正措施等。


切记一定要和年终总结会、日常的工作会等区分开,此类会议是对日常工作的部署、安排、讨论、总结等。管理评审会议是对管理体系的运行进行评审,评审管理体系的适用性、充分性,并确保其持续有效运行,管理评审会议最终要对其给出明确的结论。


四、管理评审的输出


JJF1069-2012之5.6.3条款:“管理评审的输出应包括与以下方面有关的任何决定和措施:管理体系有效性及其过程有效性的改进;与法律法规要求和顾客要求有关的检定、校准和检测的改进;资源需求。”


因此,管理评审的输出一般有:有关决议、纠正措施、预防措施、评审报告、相关质量记录等。


管理评审报告是评审输出的主要输出,因此,管理评审报告的编写尤其重要。笔者在评审考核中发现,管理评审报告往往是对全年工作的一个总结,没有体现出管理评审的作用,建议从以下几个方面编写管理评审报告:1.评审目的;2.评审范围及重点;3.参加人员;4.评审依据;5.评审输入。


详细列出参会人员提交的材料,如:

(1)质量负责人提供的《XX年管理评审质量负责人提供的材料》。

(2)技术负责人提交的《XX年管理评审技术负责人提供的材料》。

(3)各室提供的管理评审汇报材料,共4份。

(4)各室质量监督员提供的质量监督员工作汇报,共4份。


6.评审过程

根据会议的评审过程,简要记录评审内容,主要从人员、资源配置、质量目标考核、机构能力建设、体系运行情况、体系文件对政策和程序的适宜性以及工作量和工作类型的变化情况、顾客建议和投诉等方面进行评审。下面为某计量检测所管理评审报告的评审过程部分。


“我所于12月27日举行管理评审会议,对质量管理体系及其运行情况进行了评审,评审会议结合本所的实际情况,重点评审了以下内容。


1.人员

2016年新进人员4名,质检转岗人员8人,没有计量检定员证,无法持证上岗,陆续安排学习,争取早日上岗。


2.质量目标的考核

a.一年来,全所人员本着一切为顾客着想、一切为顾客服务的宗旨,认真为顾客服务,发出138份《征求意见函》,收回138份,均为满意,顾客满意度为100%。


b.2016年全所共出具证书96227份,作废证书30份,差错率为0.03%。


c.2016年应持证上岗人员数194人,实际持证上岗人员数296人,达到了上岗持证率100%的工作目标。


d.根据2015年年底提供的计量器具周检计划,我所2016年应检计量器具252件,均已进行周检,周检率为100%。


e.我所2016年新建0.02级数字压力计标准装置、经纬仪检定装置两项新标准。


f.2016年全所计划强检计量器具为69985台,实际检测70768台,强检计量器具周检率为100%。对《强检计量器具检定完成情况报表》进行查看,了解到有部分企业出现关停或停用计量器具等,共停用强检计量器具3740台(件),实际的强检计量器具周检率为99.5%。


g.计量器具检定/校准全部在15个工作日内完成,检测工作的延误率为0。


3.技术机构能力建设

a. 参加原北京市质量技术监督局组织的加油机检定计量比对,获得了满意的结果。压力项目持证人员参加了北京市组织的第四届职业技能大赛,取得了满意的结果。

b.随着社会的发展,技术更新较快,要跟上时代的发展,必须及时更新技术和设备,加大设备投入,我所2016年共投入80万元左右的资金购置设备,主要用于购置压力设备及砝码,以确保检测工作顺利开展。


4.体系运行情况

a.因检定员操作证的管理规定有新要求,建议对《计量检定员取证及复核规范》作业指导书进行更名及修订。


b.计量器具管理信息系统升级后,建议对作业指导书《计量器具检测管理系统管理细则》进行更名及修订。


c.计量器具管理信息系统升级后,建议对程序文件《要求、标书和合同的评审程序》进行修订,增加系统的《收发单》。


d.由于程序文件《测量设备管理程序》未对不需进行量值溯源的设备(设施)的彩标管理进行明确,建议管理评审会议对其管理进行详细规定,并修改该程序。


e.随着近几年的设备更新,建议对质量手册的附件5《标准及配套设备一览表》进行修改。


f.由于人员变动,建议对质量手册的附件3《授权签字人识别》、附件6《人员资质一览表》进行修改。


g.政策和程序的适宜性以及工作量和工作类型的变化

受政策影响,本所明确为公益Ⅰ类事业单位,开展的工作类型为检定,人员、设备、实验室等需要进行调整。


h.JJF1033-2016《计量标准考核规范》已于2016年11月30日由国家质量监督检验检疫总局正式批准发布,并于2017年5月30日起实施,本所的计量标准文件集需要按照新规范进行整理,成立计量标准文件集整理小组对文件集进行整理。


总之,受政策影响、新考核规范的颁布实施、工作量和工作类型的变化、市局行政管理的变化等,成立体系文件修改小组对体系文件进行梳理,对需要修改的体系文件进行修改,如修改部分较大,建议对体系文件进行改版。”


7.评审结论

评审会议对机构的管理体系以及检定、校准和检测活动进行评审后,对管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评价并给出明确的结论,并有针对性地提出切实可行的预防措施、纠正措施,以及管理体系的修改等。


8.评审输出

管理评审的输出一般有:有关决议、纠正措施、预防措施、评审报告、相关质量记录等,在管理评审报告中明确本次管理评审的输出。